バックオフィス業務（総務・法務・人事・経理）
バックオフィス業務は、企業運営を支える基盤となる重要な役割です。
しかし現場では
- 文書作成の工数が大きい
- 法務・労務対応では専門性が求められる
- 手続きやフローが複雑化しやすい
- 問い合わせ対応に時間を奪われやすい
といった課題がよくあります。
生成AIは文書ドラフト作成・手続きガイド整備・問い合わせ対応標準化など、日々の事務負荷を大きく減らす強力なツールです。
今回はビジネスパーソン向けに「実務で使えるプロンプト例」をまとめます。
① 社内通知文・制度案内文の作成
社内仕様の文章を統一し、誤解なく伝えるために活用できます。
プロンプト例
制度改定通知文ドラフト
あなたは総務部の担当者です。
以下の内容をもとに、社内通知文のドラフトを作成してください。【制度改定内容】
［改定概要・適用日などを記載］出力では
・件名
・本文（背景 → 改定点 → 対象者 → 行動指示 → 問い合わせ先）
を簡潔でわかりやすいビジネストーンで記述してください。
イントラ掲載文の修正・最適化
以下の文章を、読みやすく誤解のない表現にリライトしてください。
目的：社内イントラに掲載する案内文
［文章を貼り付け］
対象別の案内文カスタマイズ
以下の通知文を
・管理職向け
・一般社員向け
の2パターンに、それぞれの関心ポイントを踏まえて書き換えてください。
［原案文を貼り付け］
② 契約書レビュー内容の整理（法務補助）
専門的な条文を理解しやすい形に整えられます。
プロンプト例
契約書リスクの抽出
以下の契約書条文の重要ポイントを整理してください。
各条文について
・何を規定しているのか
・自社にとってリスクとなり得る点
・交渉可能性のある項目
を箇条書きでまとめてください。
［条文を貼り付け］
契約条項の比較
既存契約と今回契約の違いを比較し、
・変更内容
・変更理由（想定）
・影響範囲
を整理してください。
［2つの条項テキストを貼り付け］
③ 労務手続きのガイド資料作成（入退社フロー）
手続きの標準化と、案内文書の品質向上に役立ちます。
プロンプト例
入社手続き案内の作成
新入社員向けに、必要な手続きと提出物リストを整理してください。
出力形式：
- 初日に必要な行動
- 提出書類
- 担当部署・窓口
- よくある質問（Q&A形式）
丁寧で分かりやすいトーンで記述
退職手続きフロー
以下のメモをもとに、退職手続きフローを可視化してください。
担当者・期限・依存関係を明記し、漏れなく整理してください。
［メモを貼り付け］
④ 経費精算・備品管理フローの整備（経理補助）
不備防止・標準化に効果的です。
プロンプト例
経費精算手続き案内
以下の条件をもとに、経費精算ガイドを作成してください。
・提出期限：毎月25日
・領収書原本必須
・承認：部署長注意点と例外対応も含め、箇条書きで整理してください。
備品管理ルール案内
備品購入申請のステップを
・依頼者
・承認者
・総務
の3者視点で整理してください。
［詳細を貼り付け］
⑤ 社内 FAQの作成・問い合わせ対応テンプレ化
問い合わせ削減と回答品質均一化に活用できます。
プロンプト例
よくある質問の整理
以下の問い合わせログをもとに
・質問
・標準回答
・関連リンク
をまとめてFAQにしてください。
［問い合わせログを貼り付け］
問い合わせメールのテンプレ作成
以下の状況に応じた返信文テンプレートを作成してください。
・対応中
・追加資料の依頼
・担当部署の案内
・受付不可
［状況メモを貼り付け］
バックオフィスにおける安全な活用のポイント
- 個人情報・契約情報は匿名化またはマスキングする
- 規程・法令・制度の正確性は必ず人間が最終確認する
- トーンや形式は自社のガイドラインに合わせて調整する
- ハルシネーション前提でファクトチェックを徹底する
- 権限や責任の確定はAIではなく人間が行う
問題
問題1 制度改定通知文のためのプロンプト作成
あなたは総務担当です。
下記条件に基づいて、生成AIに通知文を作成させるためのプロンプトを作成してください。
- テレワーク申請ルールを一部改定
- 来月1日から適用
- 対象は全社員
- 詳細はイントラページで案内
解答プロンプト例
解答プロンプト例
あなたは総務担当です。
以下の内容に基づいて、テレワーク申請ルール改定通知文のドラフトを作成してください。【改定概要】
・来月1日から新ルール適用
・対象は全社員
・詳細はイントラページで案内予定出力は
・件名
・本文（背景→改定内容→行動指示→問い合わせ先）
の構成で、簡潔で分かりやすいビジネストーンにしてください。
生成AIの回答例
件名：テレワーク申請ルール改定のお知らせ（来月1日より適用）
本文：
各位
平素より業務運営にご協力いただきありがとうございます。
昨今の働き方の変化や業務効率化を踏まえ、テレワーク申請ルールを見直すこととなりました。
来月1日より、全社員を対象として新ルールを適用いたします。詳細につきましては、イントラネット内の専用ページにて順次ご案内いたしますので、ご確認をお願いいたします。
■ 行動指示
・来月1日以降のテレワーク申請は、新ルールに基づいて申請してください
・改定内容をイントラページにて必ずご確認ください
ご不明点がございましたら、総務部までお問い合わせください。
今後とも、柔軟な働き方の推進にご理解とご協力をお願い申し上げます。
以上
問題2 入社手続き案内資料のプロンプト作成
あなたは人事担当です。
次の内容を踏まえ、生成AIに指示するためのプロンプトを作成してください。
- 初日に提出書類がある
- 勤怠システムへの初期登録あり
- 総務が社会保険手続きを実施
解答プロンプト例
あなたは人事担当です。
新入社員向けの「入社手続き案内」を作成してください。必ず含める項目：
・初日に提出する書類
・勤怠システム登録
・社会保険手続きは総務担当出力形式：箇条書き＋簡潔な説明
トーン：丁寧でわかりやすく
生成AIの回答例
提出書類：入社書類一式を初日に総務へ提出
勤怠登録：初日に社内システムで登録作業を実施
社会保険：総務担当が対応し、不明点は都度案内