プロジェクト管理

プロジェクト管理

プロジェクト管理は、成果物の品質・納期・コストをコントロールしながら、関係者との調整や進捗管理を行う複合的な業務です。
しかし現場では、

• タスク進捗の把握が属人化しやすい
• 会議の議論が整理されず結論が曖昧になりがち
• スケジュール遅延の兆候がつかみにくい
• 定例報告書や資料作成に時間がかかる

といった課題がよくあります。

生成AIは、タスク整理・議事要約・リスク整理・関係者とのコミュニケーションなど、プロジェクト管理の多くの場面をサポートできます。
以下では、一般のビジネスパーソン向けに「実務で使いやすいプロンプト例」をまとめます。

① タスク・進捗管理

プロジェクト全体の状況把握や、実行計画の整理に活用できます。

プロンプト例

プロジェクトのタスク洗い出し

あなたは〇〇プロジェクトのプロジェクトマネージャーです。
以下のプロジェクト概要をもとに、必要なタスクを「フェーズ別」に洗い出してください。

【プロジェクト概要】
［ここに目的・スコープ・成果物を記載］

出力では、各フェーズごとに次の情報を整理してください。
・主要タスク名
・担当部署または担当者（仮でも可）
・開始予定日／終了予定日（目安で可）
・依存関係（このタスクの前提となるタスクがあれば記載）

タスクの優先度づけ

以下のタスクリストをもとに、優先度を「Must／Should／Could」で分類してください。
各タスクについて、「なぜその優先度なのか」という理由も1行ずつ添えてください。
［タスクリストを貼り付け］

進捗ステータスの可視化（簡易ダッシュボード化）

以下の進捗メモをもとに、タスクを「完了／進行中／遅延／未着手」に分類してください。
そのうえで、
・特に注意すべき遅延タスク
・今週中に対応が必要なポイント
を箇条書きで整理してください。
［進捗メモを貼り付け］

② リスク・課題管理

リスク抽出や対策検討など、「漏れなく・体系的に考える」ことをAIに手伝わせることができます。

プロンプト例

リスク洗い出しと影響度評価

あなたは〇〇プロジェクトのPMO担当です。
以下のプロジェクト情報をもとに、プロジェクトの主なリスクを整理してください。

【前提情報】
［プロジェクトの制約・外部依存などを記載］

出力では、各リスクについて
・リスク内容
・影響度（高／中／低）
・発生確率（高／中／低）
・予防策
・発生した場合の対応策
を表形式または箇条書きで示してください。

課題管理リストの整理

以下の課題メモを、課題管理表として整理してください。

各課題について、
・課題内容
・原因
・影響（どの範囲に影響するか）
・優先度
・担当者
・対応期限
を明確にしてください。
また、経営層や他部署へのエスカレーションが必要な課題があれば、その旨も明記してください。
［課題メモを貼り付け］

週次報告から「リスク兆候」を抜き出す

あなたはPMO担当です。
以下の週次進捗報告を読み、リスクの兆候と思われる記述を抜き出してください。
それぞれについて、
・リスクの内容（簡潔な要約）
・なぜリスクと考えられるのか（理由）
・今のうちに打てる対策案
を整理してください。
［週次報告の要約を貼り付け］

③ ステークホルダー調整・会議運営

議事録要約・決定事項整理・次アクション明確化など、「会議の後の整理」をAIに任せることができます。

プロンプト例

会議議論の要点整理

以下の会議メモをもとに、
・決定事項
・今後検討すべき事項（未決定の論点）
・次回会議までのアクションアイテム（担当者・期限付き）
を整理してください。
［会議メモを貼り付け］

ステークホルダーごとの留意点を整理

あなたはプロジェクトリーダーです。
以下のステークホルダー情報をもとに、
・各関係者の役割
・その人がプロジェクトに期待していそうなこと
・コミュニケーション上の注意点
を整理してください。
可能であれば、表形式で出力してください。
［ステークホルダー情報を貼り付け］

会議のファシリテーション台本作成

次の条件で進行するための「会議ファシリテーション台本」を作成してください。

【会議情報】
・目的：〇〇プロジェクトの進捗確認とリスク共有
・時間：60分
・参加者：プロジェクトメンバー、外部ベンダー担当者
・主な議題：進捗報告／リスク共有／今後2週間の計画

台本には、
・オープニングで伝えるべきこと
・各議題の進行手順と目安時間
・議論が止まったときに投げられる補助質問
・最後のクロージングメッセージ
を含めてください。

④ 定例報告・資料作成の効率化

週次報告や完了報告など、「型が決まっている文書」はAIにドラフトを作らせると効率的です。

プロンプト例

週次報告書のドラフト作成

あなたは〇〇プロジェクトのPMです。
以下のメモをもとに、週次報告書のドラフトを作成してください。

【メモ】
［今週の実績・数値・課題・来週計画などを箇条書きで貼り付け］

報告書には、
・今週の主な実績
・スケジュールや品質に影響しうる課題
・来週の計画
・必要な意思決定やサポート依頼事項
を含め、経営層にも伝わる簡潔なビジネストーンで書いてください。

成果物レビューコメントの整理

以下のレビューコメントを、
・必ず対応すべき指摘
・可能なら改善したい指摘
・参考意見
の3つに分類してください。
各コメントに対して「対応方針（対応する／今回は見送るなど）」の一言メモ案も付けてください。
［レビューコメントを貼り付け］

プロジェクト完了報告の骨子作成

あなたは〇〇プロジェクトのプロジェクトマネージャーです。
以下のプロジェクト実績をもとに、完了報告書の骨子を作成してください。

含めたい項目：
・プロジェクト概要（目的・期間・体制）
・成果物一覧とKPI達成状況
・成功要因
・課題と学び
・次回同種プロジェクトへの提案事項

各項目ごとに、書くべき内容のポイントを箇条書きで整理してください。
［プロジェクト実績メモを貼り付け］

プロジェクト管理における安全な活用のポイント

• 機密情報や個人情報はそのまま入れず、必要に応じて匿名化・抽象化してからAIに入力する
• AIが提案したスケジュール・リスク整理は、そのまま鵜呑みにせず、PMや関係者が必ず目を通して現実性を確認する
• 「誰が何をいつまでにやるか」といった責任・権限の最終決定は、人間側で行う
• 自社のプロジェクト管理ルール（使用ツール、フォーマット、承認フローなど）に合わせて、AIの出力を調整する
• ハルシネーション（もっともらしいが誤った情報）が混ざる前提で、重要な部分は必ず複数の情報源で確認する

問題

問題1　プロジェクトのリスク整理プロンプト作成

問題2　週次報告書ドラフト指示プロンプト作成