文書・報告書作成
ビジネス現場でも、日々の業務の多くは「文書・報告書・資料」の作成に費やされています。社内会議の議事録、上司への報告書、社外向けの提案書やプレスリリースなど、文章は意思決定の土台となる重要なアウトプットです。
一方で、ゼロから文章を作るのは時間がかかり、慣れていない人にとっては大きな負担にもなります。
生成AIは、こうした文書作成プロセスを大幅に効率化しつつ、内容の整理や構成の補助もしてくれる「有能なアシスタント」として活用できます。
AIにドラフトを作成させ、人間が最終調整・判断を行うことで、ビジネスパーソンはより価値の高い業務（戦略検討、意思決定、対人コミュニケーションなど）に時間を使えるようになります。
① 会議議事録の要約と骨子作成
会議議事録の作成は「正確さ」と「スピード」が求められますが、実務ではかなり時間を取られる定型業務です。
生成AIを使って要約や骨子を作らせることで、担当者の負担を大きく減らすことができます。
プロンプト例
詳細な会議録の要約
あなたは〇〇株式会社の経営企画部で、会議議事録の作成を担当している社員です。以下の『2025年度 第1回 事業戦略会議』の会議録を要約してください。特に、
・最終的に決定した事項
・今後の検討課題
・各担当部署／担当者に割り当てられたタスク
に焦点を当て、各項目を箇条書きで分かりやすくまとめてください。
［ここに会議録のテキストを貼り付け］
特定の論点に絞った抽出
あなたは〇〇株式会社の人事部です。以下の『人事制度改定に関する定例会議』の議事録から、『リモートワーク制度の見直し』に関する議論の部分のみをすべて抽出し、
・主な意見（賛成／懸念点など）
・具体的な提案内容
を箇条書きで整理してください。
［ここに会議録のテキストを貼り付け］
欠席者向けブリーフィング資料の作成
あなたは〇〇株式会社のプロジェクトマネージャーです。本日開催された『新規プロダクトローンチ準備会議』の議事録をもとに、会議を欠席した部長向けのブリーフィング資料を作成してください。A4用紙1枚に収まるボリュームで、
・会議の結論
・決定された主要事項
・今後のアクションプラン（担当者と期限）
を、見出しと箇条書きを用いて、簡潔かつ分かりやすくまとめてください。
［ここに会議議事録のテキストを貼り付け］
② 報告書・企画書のドラフト作成
月次報告書や新規企画書をゼロから書くには、情報整理・構成検討・文章化と、多くの工数がかかります。
生成AIに「叩き台」を作らせることで、構成を整えた状態からスタートでき、レビューとブラッシュアップに集中できます。
プロンプト例
月次事業進捗報告書の下書き
あなたは〇〇株式会社マーケティング部の担当者です。以下のデータと情報をもとに、2025年6月分の『デジタルマーケティング施策』に関する月次進捗報告書のドラフトを作成してください。
報告書には、
- 施策の概要
- 今月の実施内容
- 具体的な成果（数値を含む：例 CV数、CPA、ROAS など）
- 課題・ボトルネック
- 来月以降の改善方針・アクション
のセクションを含め、事実に基づいた落ち着いたトーンで記述してください。
［ここに各種KPI、実施施策、特記事項などの情報を入力］
新規企画書の骨子案作成
あなたは〇〇株式会社の新規事業開発チームの担当者です。『既存顧客向けオンラインコミュニティ構築』に関する新規企画書の骨子案を作成してください。
企画書には、
・企画の背景（市場・競合・自社状況）
・目的（何を達成したいのか）
・ターゲット像（属性・課題・行動）
・具体的な実施内容（サービス内容や施策イメージ）
・期待される効果（定量・定性）
・概算予算・必要リソース
・リスクとその対策
を網羅的に含めてください。
［ここに市場データや社内課題、既存サービスの情報などを入力］
稟議書の作成補助
あなたは〇〇株式会社 情報システム部の担当者です。以下の情報をもとに、「新規AIチャットツール導入」に関する稟議書のドラフトを作成してください。
稟議書には、
・稟議の目的（なぜ導入が必要か）
・導入するシステムの概要（主な機能、利用部門、利用シーン）
・導入費用（初期費用とランニング費用の概算）
・期待される効果（業務効率化の時間削減・コスト削減などの定量的メリットを含む）
・想定されるリスクとその対策（セキュリティ・運用負荷など）
・導入スケジュール（検証〜本番導入までの流れ）
を、上司や経営層が判断しやすいように、論理的かつ簡潔にまとめてください。
［ツール名、費用感、ベンダー情報、導入目的、期待効果、セキュリティ要件などを入力］
③ 広報文・プレスリリース作成
社外向けに情報発信をする際は、「分かりやすさ」と「魅力的な表現」が重要です。
生成AIにトーンやターゲットを指定することで、ブランドイメージに合わせた文章案を複数パターン生成できます。
プロンプト例
イベント告知文
あなたは〇〇株式会社のマーケティング担当者です。2025年8月15日に開催する『〇〇ブランド サマーキャンペーン説明会』のイベント告知文を作成してください。
・ターゲット：既存顧客・見込み顧客（20〜40代のビジネスパーソン）
・トーン：親しみやすく、ワクワク感のある文章
告知文には、
・開催日時
・場所（オンライン開催かオフラインかも明記）
・主な内容（セミナー内容、ゲスト登壇者、参加特典など）
・申込み方法
・参加費
・問い合わせ先
・キャンセルポリシー（必要であれば）
を必ず含め、800字程度で作成してください。
［ここにイベントの詳細情報や過去イベントの様子などを入力］
プレスリリース草稿
あなたは〇〇株式会社の広報担当者です。当社が新たにリリースする『AIを活用した営業支援クラウドサービス』について、プレスリリースの草稿を作成してください。
記事には、
・サービスリリースの背景（市場環境や顧客課題）
・サービスの概要（主な機能、特徴）
・ユーザーにもたらす具体的なメリット
・今後の展望（機能拡張や海外展開の構想など）
を、メディアが取り上げやすいような切り口で、簡潔にまとめてください。
［サービスの仕様、価格帯、対象企業規模、事例などを入力］
ウェブサイトのFAQ作成（新サービス導入時）
あなたは〇〇株式会社カスタマーサポート部の担当者です。2026年4月から提供開始予定の『サブスクリプション型オンライン研修サービス』について、ユーザーから想定されるお問い合わせFAQを10項目作成してください。
・一般的なビジネスパーソンにも理解しやすいよう、専門用語はなるべく避ける
・「質問」と「回答」の形式で記述する
・特に「料金プラン」「契約期間」「解約方法」「推奨環境」「問い合わせ窓口」に関する質問は必ず含める
以上を踏まえ、分かりやすく整理されたFAQを作成してください。
［サービス内容、料金体系、想定される質問例などを入力］
④ 内部向け資料・マニュアル作成
社内ルールや業務フローを整理した資料・マニュアルは、教育・引き継ぎの効率化に役立ちます。
生成AIに「対象者」「目的」「ボリューム」を具体的に伝えることで、均質で分かりやすい内部資料の叩き台を素早く作成できます。
プロンプト例
新入社員向け研修資料の骨子
あなたは〇〇株式会社の人事部です。新入社員向けの『情報セキュリティ基礎研修』の資料骨子を作成してください。研修時間は90分を想定し、
・情報セキュリティの重要性（ビジネスパーソンとしての基本）
・自社のルールと具体的な注意点（パスワード管理、持ち出し制限、クラウド利用など）
・実際に起こりうる事故やトラブルの事例紹介（誤送信、紛失など）
・質疑応答の時間
を含めてください。
新入社員が日常業務で特に気をつけるべきポイントが強調されるように、見出しと箇条書きを中心とした構成にしてください。
業務マニュアルの一部作成
あなたは〇〇株式会社のカスタマーサポート部のリーダーです。『新規問い合わせに対する一次対応フロー』に関する業務マニュアルの一部を作成してください。
特に、
・問い合わせを受けた際の最初の対応手順（あいさつ〜状況確認）
・確認すべき情報項目（顧客情報、契約プラン、発生している事象など）
・問い合わせ内容のカテゴリ分類ルール
・二次対応が必要な場合のエスカレーション条件と手順
を、現場のメンバーがすぐに活用できるよう、箇条書きで分かりやすく記述してください。
部署内連絡メールの作成補助
あなたは〇〇株式会社総務部の担当者です。部署内全員に向けて、来週金曜日に開催される『在宅勤務ルール改定に関する説明会』の案内メールを作成してください。
メールには、
・説明会の目的
・日時・場所（オンラインの場合はURL）
・参加対象者（必須参加か任意参加かも明記）
・持ち物や事前に目を通しておいてほしい資料
・事前質問の受付方法
・参加できない場合の対応（後日資料共有の有無など）
を明確に伝え、簡潔で読みやすい文面にしてください。
文書・報告書作成における安全な活用のポイント
- 最終的な人間によるレビューと責任
生成AIが作成した文章は、あくまで「ドラフト（たたき台）」です。最終的な内容の正確性と責任は、文書を提出・公開するビジネスパーソン自身にあります。誤字脱字、事実誤認、不適切な表現がないか必ず確認し、特に数値・固有名詞・社名・金額・契約条件などは慎重にチェックしてください。 - 機密情報・個人情報の取り扱いに注意
顧客情報、従業員情報、契約内容、未公開の事業計画など、機密性の高い情報をそのまま生成AIに入力しないようにしてください。社外サービスを利用する場合は、利用規約やデータの扱いを必ず確認し、必要に応じて情報を匿名化・マスキングするなどリスクを下げる工夫が必要です。 - 自社のガイドライン・ポリシーの遵守
自社が定めている「生成AI利用ガイドライン」や「情報セキュリティポリシー」がある場合は、それに従って利用してください。不明な点があれば、情報システム部門や法務部門に早めに相談し、グレーな状態で使わないことが重要です。 - ハルシネーション（もっともらしい誤情報）への警戒
AIは、実在しない情報や誤った情報を、もっともらしい形で生成してしまうことがあります。特に「法律・規制」「契約条件」「技術仕様」「最新の市場データ」などの重要事項は、必ず一次情報や信頼できる情報源でファクトチェックを行ってください。
問題
問題1 新規事業のプレゼンテーション資料骨子作成
あなたは〇〇株式会社の新規事業開発部の担当者で、来月開催される経営会議で『地域密着型スポーツコミュニティ事業（仮称）』の新規提案を行うことになりました。
この事業の概要を説明するためのプレゼンテーション資料の骨子を、生成AIに作成させたいと考えています。
以下の情報と要件を踏まえ、生成AIに指示するためのプロンプトを作成してください。
「事業の概要」
- 目的：地域住民の健康増進、コミュニティ活性化、自社ブランドの認知向上・ファンづくりを一体的に推進する。
- 対象：事業エリア周辺に住む一般の生活者（特に運動習慣のない層や若年層に重点）。
- 内容：
- 近隣の公園や提携施設を活用した無料または低価格のスポーツ教室（ヨガ、ウォーキング、ライトトレーニングなど）。
- 地域住民によるスポーツサークルの立ち上げ支援と場所提供。
- 自社主催または協賛するスポーツイベントへの参加促進（ポイント付与や特典など）。
- 期待される効果：
- 参加者の運動習慣の定着による健康意識の向上。
- 地域住民同士の交流機会の増加によるコミュニティ活性化。
- 自社ブランドへの愛着向上、および将来的な顧客ロイヤルティ向上。
- 期間：2026年度から3年間を想定。
- 予算：概算500万円／年。
「プロンプトに含めるべき要件」
- あなたは〇〇株式会社の新規事業開発部の担当者として、経営会議向けのプレゼンテーション資料の骨子を作成する。
- プレゼンテーションの目的は、新規事業の概要を経営陣に理解してもらい、事業実施の承認を得ること。
- 骨子は以下の項目を含むこと：
- 背景（なぜ今この事業が必要なのか：市場・競合・自社状況）
- 事業目的
- 事業内容（具体的な取り組み内容の例を含む）
- 期待される効果（定量的・定性的）
- 実施体制とスケジュール
- 概算予算
- 想定される課題と今後の展望
- プレゼンテーションは15分を想定し、スライド枚数は最大で10枚程度となるように内容を調整すること。
- 経営陣が納得しやすいよう、説得力があり、かつ簡潔な表現で記述すること。
解答プロンプト例
あなたは〇〇株式会社 新規事業開発部の担当者です。来月の経営会議で新規提案する『地域密着型スポーツコミュニティ事業（仮称）』について、経営陣向けプレゼンテーション資料の骨子を作成してください。
# プレゼンテーションの目的
新規事業の概要を経営陣に理解してもらい、事業実施の承認を得ること。# 事業概要（入力情報）
- 目的：地域住民の健康増進、コミュニティ活性化、自社ブランドの認知向上・ファンづくりを一体的に推進する。
- 対象：事業エリア周辺に住む一般生活者（特に運動習慣のない層と若年層に重点）。
- 内容：近隣公園や提携施設を活用したスポーツ教室、地域住民によるスポーツサークル立ち上げ支援、自社主催・協賛のスポーツイベントへの参加促進（ポイント付与や特典など）。
- 期待される効果：運動習慣の定着・健康意識の向上、地域コミュニティの活性化、自社ブランドへの愛着・ロイヤルティ向上。
- 期間：2026年度から3年間。
- 予算：概算500万円／年。
# 制約条件
- 骨子には以下の項目を含めてください：
背景、事業目的、事業内容（具体例を含む）、期待される効果（定量・定性）、実施体制とスケジュール、概算予算、想定される課題と今後の展望。- プレゼンテーションは15分、スライド枚数は最大10枚程度となるよう、各項目のボリュームを調整してください。
- 経営陣が納得しやすいよう、説得力があり、かつ簡潔な表現で記述してください。
- 箇条書きと短文を効果的に使用し、読みやすい形式で提示してください。
生成AIの回答例
以下は『地域密着型スポーツコミュニティ事業（仮称）』の経営陣向けプレゼンテーション資料の骨子例です（最大10枚構成、15分想定）。
スライド①：表紙
- 事業名：地域密着型スポーツコミュニティ事業（仮称）
- 提案部門：新規事業開発部
- 提案日：2025年〇月〇日 経営会議
スライド②：背景
- 健康志向・ウェルビーイング市場の拡大
- 地域コミュニティの希薄化や孤立感の高まり
- 自社ブランドの「地域とのつながり」イメージを強化したいニーズ
- 既存事業だけでは生活者との接点が限定的である課題
スライド③：事業目的
- 地域住民の「健康増進」と「コミュニティ形成」に貢献
- 自社ブランドを「地域に寄り添う存在」としてポジショニング
- 将来の顧客基盤・ファン層を拡大する中長期的な基盤づくり
スライド④：事業内容①（スポーツ教室）
- 近隣公園・提携施設を活用した定期スポーツ教室を開催
- 対象：全年齢（特に運動習慣のない層・若年層）
- 実施例：
- 平日午前：シニア向けライトトレーニング
- 仕事帰り：若年層向けヨガ・ストレッチ
- 週末：親子参加型ウォーキングイベント
スライド⑤：事業内容②（コミュニティ・サークル支援）
- 住民主体のスポーツサークル立ち上げを支援
- 会場紹介や利用料の一部補助
- 自社メディア・SNSでのメンバー募集支援
- 地域内での継続的なつながりを醸成
スライド⑥：事業内容③（イベント参加促進）
- マラソン大会や地域スポーツイベントへの参加促進
- 参加者に自社ポイントや特典を付与
- 企業・NPO・自治体との共催も検討し、認知拡大を図る
スライド⑦：期待される効果
- 定量目標（3年後）：
- 参加者数：延べ5,000人／年
- 継続参加率：50％以上
- ブランド想起率の向上（エリア調査で＋○ポイントを目標）
- 定性効果：
- 地域でのポジティブな口コミ・評判の醸成
- 自社を起点としたコミュニティの形成
- 社員ボランティア参加によるエンゲージメント向上
スライド⑧：実施体制とスケジュール
- 主管：新規事業開発部
- 連携：マーケティング部、人事部（社員ボランティア）、外部パートナー（スポーツトレーナー・NPOなど）
- スケジュール：
- 2025年度：企画詳細設計・パートナー選定・試験的実施
- 2026〜2028年度：本格展開（3年間）
スライド⑨：概算予算
- 年間予算：約500万円
- 講師・トレーナー費用：200万円
- 会場・備品費用：150万円
- プロモーション費用：100万円
- ポイント・特典などインセンティブ：50万円
- 一部は協賛・パートナーシップによりコスト圧縮を検討
スライド⑩：想定される課題と今後の展望
- 課題：
- 参加者の継続率確保
- 担い手（サークルリーダー・トレーナー）の確保・育成
- 事業効果の定量的な測定方法
- 展望：
- 成果を踏まえ、他エリアへの横展開も視野に
- 自社ブランドの「健康・地域」のイメージを中長期的な強みへ育成
問題2 「新規顧客の来社対応フロー」に関する業務マニュアル作成
あなたは〇〇株式会社の営業サポート部で、来社した新規顧客への案内フローに関する業務マニュアルの一部を作成したいと考えています。
生成AIに指示するためのプロンプトを作成してください。特に以下の項目を含めること。
- 初回対応時のあいさつと本人確認手順
- 必要書類の確認チェックリスト
- 個人情報・機密情報の取り扱いに関する注意点
- 他部署への引き継ぎ・案内が必要なケースの分岐判断
解答プロンプト例
あなたは〇〇株式会社の営業サポート部の担当者です。
「新規顧客が来社した際の対応フロー」に関する業務マニュアルの一部を作成してください。
特に、以下の内容を含め、現場のメンバーがそのまま使えるように、箇条書きでわかりやすく記述してください。① 初回対応時のあいさつと本人確認手順
② 必要書類の確認チェックリスト
③ 個人情報・機密情報の取り扱いに関する注意点
④ 営業担当・技術担当・管理部門など、他部署への引き継ぎ・案内が必要となるケースの分岐判断
生成AIの回答例
◆ 新規顧客来社対応フロー（営業サポート部向けマニュアル抜粋）
1. 初回対応時のあいさつと本人確認手順
- 笑顔で立ち上がり、「いらっしゃいませ。本日はご来社ありがとうございます。」とお迎えする
- お名前と会社名、アポイントの有無を確認する
- 名刺を頂ける場合は受け取り、名刺の内容と来社予定情報（カレンダーや受付システム）を照合
- アポイントが見つからない場合は、担当部署に状況を確認し、失礼のないように理由をお伝えする
2. 必要書類の確認チェックリスト
- 事前に共有されている場合：
- 事前記入済みの申込書・申請書
- 事業者情報（会社概要・登記情報など）
- 本人確認書類（必要な場合のみ：運転免許証、社員証など）
- 当日持参が必要な場合：
- 押印済みの契約書
- 見積書や提案書の控え
- 必要に応じた追加資料（仕様書、要件定義書など）
3. 個人情報・機密情報の取り扱いに関する注意点
- 顧客の個人情報（氏名・連絡先など）は、社内の定められたシステムにのみ登録し、紙資料の放置を避ける
- 来客用の資料は、他社の情報が混ざらないよう、1社ごとに分けて管理する
- 顧客の前で、他社名や他社の具体的な取引情報に触れない
- 会話内容が機密性の高いものである場合、個室や会議室へ速やかに案内する
4. 他部署への引き継ぎ・案内が必要なケースの分岐判断
- 商品・サービスの詳細説明を希望 → 営業担当者またはプリセールス担当へ引き継ぎ
- 技術的な仕様・導入方法の相談 → 技術部門（エンジニア、導入コンサルタント）へ引き継ぎ
- 契約条件・請求・支払いに関する相談 → 管理部門（経理・総務）へ案内
- 既存トラブルやクレーム対応 → カスタマーサポート部門へエスカレーション
- どこに案内すべきか判断が難しい場合 → 営業マネージャーまたは受付責任者に確認し、指示を仰ぐ